De esta forma podremos obtener copias de un mismo documento pero con los datos de personas distintas.
Por ejemplo, podemos escribir cartas personalizadas, en las que sólo escribimos el texto fijo (el texto que se repite en todas las cartas) y Word se encarga de generar los datos variables (los que cambian en cada carta según la persona). De esta forma generar automáticamente tantas cartas distintas como personas existan en el lugar donde están almacenados los datos.
Otros ejemplos de la utilidad de combinar correspondencia son la generación de etiquetas, la impresión de sobres, generar recibos, etc.
Cuando "combinamos correspondencia", estamos utilizando dos elementos fundamentales: el documento principal y el origen de datos.
- Crear el documento principal
Abrir Word y tener en la ventana activa un documento en blanco o un documento que ya contenga el texto fijo.
Seleccionar del menú Herramientas, el submenú Cartas y correspondencia, la opción Combinar correspondencia ... (Figura 1)
Se abrirá la sección Combinar correspondencia del panel de tareas con el primer paso del asistente. Este asistente es muy sencillo, nos va preguntando y nosotros le contestamos haciendo clic en la opción deseada.
En primer lugar tenemos que elegir el tipo de documento que queremos generar (cartas, mensajes de correo electrónico, sobres, etc..)
Seleccionar Cartas y hacer clic en siguiente, aparece el segundo paso del asistente. (Figura 2)
En el paso 2 definimos el documento inicial, es el documento que contiene la parte fija a partir de la cual crearemos el documento combinado. Dejar seleccionada la primera opción y hacer clic en siguiente para continuar con el asistente. (Figura 3)
En el paso 3 seleccionamos el origen de datos. Si seleccionamos la opción Utilizar una lista existente aparece la opción Examinar ..., hacer clic en ella para buscar el archivo que contiene el origen de datos. Si seleccionamos la opción Seleccionar de los contactos de Outlook, aparece la opción Elegir la carpeta de contactos, hacer clic en ella y elegir la carpeta.
Si seleccionamos la opción Escribir una lista nueva en lugar de Examinar aparece la opción Crear..., hacer clic en ella para introducir los valores en la lista. Hacer clic en Aceptar para pasar al paso 4 del asistente...
En este paso redactamos en el documento abierto el texto fijo de nuestra carta y añadimos los campos de combinación. Podemos insertar un Bloque de direcciones, una línea de saludo, franqueo electrónico o más elementos. (Figura 4)
En el paso 5 examinamos las cartas tal como se escribirán con los valores concretos del origen de datos. Para enviar las cartas a la impresora hacer clic en la opción Imprimir. Si queremos guardar las cartas en un nuevo documento hacemos clic en Editar cartas individuales ...El documento creado será un documento normal sin combinación. Si no queremos realizar ninguna de las acciones anteriores cerramos el panel de tareas. (Figura 5)
